Principali novità della versione 4.0:

A cosa serve

Molte persone vengono "sedotte" da Internet perche' affascinate dalle mille potenzialita' di questo nuovo media. Il commerciante sogna di avere un proprio sito in cui e' possibile comprare anche la notte. Ognuno ha una ragione per essere presente su Internet: il giornale on line, l'industriale che vuole far pubblicita' alle caratteristiche dei suoi nuovi prodotti presto sul mercato, il sacerdote che illustra i viaggi pensati dalla parrocchia per il Giubileo, ecc. Una pagina, un sito su Internet possono fare la differenza.

Le pagine contengono spesso informazioni importanti che molte persone aspettano di conoscere. Un esempio: un ospedale statunitense sperimenta un farmaco anti tumorale. L'ospedale e' on line con delle pagine costantemente aggiornate. Molte persone, anche in Italia, lo visitano di continuo desiderose di apprendere immediatamente le ultime novita' della ricerca. Si e' pensato cosi' di attivare una sorta di servizio informativo via email, la mailinglist, che permette di contattare (di raggiungere tutti in brevissimo tempo) tutte quelle persone che desiderano ricevere le informazioni trattate sul sito in questione. Cosi' per gli ospedali, per i giornali, per chiunque offre un servizio.

Diciamo cos'e', brevemente, una mailinglist. E' un elenco di nomi ed indirizzi di posta elettronica raggruppati sotto un singolo nome. Quando un utente inserisce il nome del mailing list nel campo "A:" di un client della posta, il client invia il messaggio alla macchina in cui risiede il mailing list e questa macchina invia automaticamente il messaggio a tutti gli indirizzi contenuti nell'elenco (eventualmente consentendo prima a un moderatore di modificarlo).

Personal mailing list e' un programma sviluppato per WIN98/95/Me/NT/2000 che permette di gestire facilmente una propria mailing list non solo attraverso il programma stesso, ma che sfruttando il proprio client e-mail.

In modo semplice ed automatico vengono archiviati gli indirizzi degli iscritti, vengono spedite le mail di notifica di avvenuta iscrizione o cancellazione e viene creato un piccolo archivio con data delle spedizioni, soggetto delle mails e numero degli iscritti alla lista.

Versatile gestione degli indirizzi e dei testi delle e-mail. Tutte le informazioni necessarie sono salvate in un file “progetto”.

A chi serve

Personal mailing list e' stato ideato per chiunque abbia una lista di corrispondenti a cui mandare lo stesso messaggio o a cui spedire files in modo ripetitivo. Ideale per chi gestisce una mailing list (anche numerosa) facente capo ad una pagina web, in quanto permette di avvertire automaticamente il destinatario dell’avvenuta iscrizione o cancellazione dalla lista.

L’area di lavoro principale

Il pannello principale è costituito da un’area di lavoro, da una toolbar e da una pulsantiera che dà accesso alle seguenti finestre:

• mail di notifica di iscrizione: una mail di notifica non fa altro che avvertire un utente di un evento: in questo caso l’avvenuta iscrizione del suo indirizzo e-mail alla lista. Una mail di “notifica avvenuta iscrizione” in genere contiene le regole generali della lista, il manifesto con gli argomenti, gli indirizzi utili e le norme legali collegate. Costituisce, in pratica, un lettera di presentazione oltre che di avvertimento: è necessario tenere conto che, a volte, l’iscrizione di un indirizzo può avvenire all’insaputa del proprietario. In PML è possibile anche spedire in allegato un file.
• mail di notifica di cancellazione: una mail di notifica non fa altro che avvertire un utente di un evento: in questo caso l’avvenuta cancellazione del suo indirizzo e-mail dalla lista. Una mail di “notifica avvenuta cancellazione” contiene in genere gli indirizzi utili e le norme legali collegate. Costituisce, in pratica, un lettera di avvertimento: è necessario tenere conto che, a volte, la cancellazione di un indirizzo può avvenire all’insaputa del proprietario. In PML è possibile anche spedire in allegato un file.
• mail da spedire alla lista: è la mail da inviare a tutti i componenti della lista. A differenza di quelle di notifica, varia, in genere, da sessione a sessione e contiene l’argomento di interesse comune da spedire a tutti i membri della lista. In PML è possibile spedire in allegato un file.
• pannello di inserimento indirizzi: da cui è possibile, attraverso vari metodi, inserire nome, cognome, data ed indirizzo di posta elettronica del nuovo iscritto.
• pannello di cancellazione indirizzi: da cui è possibile rimuovere i dati di un iscritto dalla lista.
• archivio con le spedizioni effettuate: si possono visualizzare i dati relativi alle spedizioni effettuate.
• gestioni indirizzi: si possono visualizzare gli elementi della lista in ordine alfabetico di nome o di indirizzo e-mail. Inoltre è possibile modificarne i contenuti.

In ogni momento, oltre a fare riferimento all'HELP in linea, è possibile attivare, attraverso l'apposito pulsante nella toolbar, l'assistente MERLINO, che fornirà informazioni su ogni elemento contenuto nelle finestre.

La mail di notifica iscrizione

Una mail di notifica non fa altro che avvertire un utente di un evento: in questo caso l’avvenuta iscrizione del suo indirizzo e-mail alla lista.

Una mail di “notifica avvenuta iscrizione” in genere contiene le regole generali della lista, il manifesto con gli argomenti, gli indirizzi utili e le norme legali collegate. Costituisce, in pratica, un lettera di presentazione oltre che di avvertimento: è necessario tenere conto che, a volte, l’iscrizione di un indirizzo può avvenire all’insaputa del proprietario.

Scrivere la mail di “notifica avvenuta iscrizione” è equivalente a scrivere una qualsiasi mail: è necessario inserire il “soggetto”, il “testo” e, se necessario, indicare il file da allegare (attach). Il mittente risulterà dalla configurazione del programma predefinito di posta, oppure dalla configurazione di PML (tutto dipende dalla modalità scelta per le spedizioni), mentre i destinatari sono gestiti solo e direttamente da Personal mailing list.

Se il progetto è nuovo è necessario aprire la apposita finestra e scrivere la mail. Tale mail verrà salvata con il progetto e resa disponibile ad ogni sessione di lavoro, in modo che possa essere inviata automaticamente ogni qualvolta un nuovo iscritto viene inserito nella lista.

L’invio della mail di notifica avviene una sola volta per ogni indirizzo, nel momento dell'inserimento. Sono due le modalità di invio (da decidere nelle impostazioni generali):

• Attraverso il client predefinito e-mail (ad esempio Outlook, Eudora, etc): nella casella della posta in uscita viene generata una mail (la mail di notifica) usando le impostazioni dell'account di default. Quindi PML gestisce soggetto, testo e destinatario, mentre il client email gestisce mittente e account per la spedizione. In questo modo l'inserimento di un nuovo nome può avvenire off-line: infatti la mail non viene inviata subito, ma semplicemente depositata tra la posta in uscita.
• Attraverso PML: è necessario essere connessi ad Internet (pena la mancata spedizione della mail di notifica). Viene aperto un collegamento con il server SMPT specificato nelle impostazioni generali di PML. In questo caso la mail viene spedita subito. Quindi PML gestisce soggetto, testo, destinatario, mittente e account per la spedizione (che deve essere fornito dallo stesso ISP con cui ci si collega alla rete). In questo modo l'inserimento di un nuovo nome deve avvenire on-line.

La mail di notifica cancellazione

Una mail di notifica non fa altro che avvertire un utente di un evento: in questo caso l’avvenuta cancellazione del suo indirizzo e-mail dalla lista.

Una mail di “notifica avvenuta cancellazione” in genere gli indirizzi utili e le norme legali collegate. Costituisce, in pratica, una lettera di avvertimento: è necessario tenere conto che, a volte, la cancellazione di un indirizzo può avvenire all’insaputa del proprietario.

Scrivere la mail di “notifica avvenuta cancellazione” è equivalente a scrivere una qualsiasi mail: è necessario inserire il “soggetto”, il “testo” e, se necessario, indicare il file da allegare (attach). Il mittente risulterà dalla configurazione del programma predefinito di posta, oppure dalla configurazione di PML (tutto dipende dalla modalità scelta per le spedizioni), mentre i destinatari sono gestiti solo e direttamente da Personal mailing list.

Se il progetto è nuovo è necessario aprire la apposita finestra e scrivere la mail. Tale mail verrà salvata con il progetto e resa disponibile ad ogni sessione di lavoro, in modo che possa essere inviata automaticamente ogni qualvolta un iscritto viene cancellato dalla lista.

L’invio della mail di notifica avviene una sola volta per ogni indirizzo, nel momento dell'inserimento. Sono due le modalità di invio (da decidere nelle impostazioni generali):

• Attraverso il client predefinito e-mail (ad esempio Outlook, Eudora, etc): nella casella della posta in uscita viene generata una mail (la mail di notifica) usando le impostazioni dell'account di default. Quindi PML gestisce soggetto, testo e destinatario, mentre il client email gestisce mittente e account per la spedizione. In questo modo la cancellazione del nome può avvenire off-line: infatti la mail non viene inviata subito, ma semplicemente depositata tra la posta in uscita.
• Attraverso PML: è necessario essere connessi ad Internet (pena la mancata spedizione della mail di notifica). Viene aperto un collegamento con il server SMPT specificato nelle impostazioni generali di PML. In questo caso la mail viene spedita subito. Quindi PML gestisce soggetto, testo, destinatario, mittente e account per la spedizione (che deve essere fornito dallo stesso ISP con cui ci si collega alla rete). In questo modo l'inserimento di un nuovo nome deve avvenire on-line.

La mail periodica

Tale mail, a differenza di quelle di notifica, varia, in genere, da sessione a sessione e contiene l’argomento di interesse comune da spedire a tutti i membri della lista.

Di solito viene salvata con il progetto corrente l’ultima versione di tale lettera, in modo da avere un modello utile alla stesura delle successive e-mail.

Scrivere la mail periodica è equivalente a scrivere una qualsiasi mail: è necessario inserire il “soggetto”, il “testo” e, se necessario, indicare il file da allegare (attach). Il mittente risulterà dalla configurazione del programma predefinito di posta, oppure dalla configurazione di PML (tutto dipende dalla modalità scelta per le spedizioni), mentre i destinatari sono gestiti solo e direttamente da Personal mailing list.

Sono due le modalità di invio (da decidere nelle impostazioni generali):

• Attraverso il client predefinito e-mail (ad esempio Outlook, Eudora, etc): nella casella della posta in uscita vengono generate tante email quanti sono gli iscritti usando le impostazioni dell'account di default. Quindi PML gestisce soggetto, testo e destinatario, mentre il client email gestisce mittente e account per la spedizione. In questo modo la procedura può avvenire off-line: infatti le mails non vengono inviate subito, ma semplicemente depositate tra la posta in uscita. Questa modalità, tradizionale in PML, può essere utile in caso di liste con pochi iscritti.
• Attraverso PML: è necessario essere connessi ad Internet. Viene aperto un collegamento con il server SMPT specificato nelle impostazioni generali di PML. In questo caso viene creata una sola mail per tutti gli iscritti (comportando brevissimi tempi di connessione) oppure una mail per ogni 25 iscritti. Quindi la spedizione avviene subito. Quindi PML gestisce soggetto, testo, destinatario, mittente e account per la spedizione (che deve essere fornito dallo stesso ISP con cui ci si collega alla rete). In questo modo la procedura deve avvenire on-line. Opzione utile per liste con moltissimi iscritti.

Personal mailing list dispone di un’area di archivio: una finestra in cui sono memorizzati dati informativi:

• Soggetto delle mails di notifica.
• Spedizioni periodiche: sono archiviati il numero degli iscritti alla lista al momento della spedizione, la data ed il soggetto della mail spedita.

Non sono archiviati i contenuti della mail. Per conservare i testi è necessario esportare le mails come files testo.

Aggiungere un indirizzo alla lista

Un pulsante INSERISCI aggiunge un indirizzo alla lista. Se gli appositi check-box sono abilitati, ogni volta che un indirizzo viene aggiunto viene inviata la mail di notifica. Un apposito contatore permette di verificare quante e-mail sono state inserite tra la posta in uscita del proprio client predefinito, oppure quante ne sono state inviate direttamente da PML (in base alla modalità di invio selezionata dal pannello di configurazione, ed identificabile attraverso l'icona in alto a destra nella finestra).

Ci sono 3 metodi per inserire un indirizzo alla lista:

• Attraverso un pannellino nella finestra di gestione della lista è possibile sfogliare le emails contenute nella casella della posta in arrivo. Vengono visualizzati: nome, indirizzo e-mail, data, soggetto della mail. In aggiunta esiste anche la possibilità di leggere il testo della mail cliccando sull'apposito pulsante. Il pulsante INSERISCI non farà altro che aggiungere il mittente della lettera visualizzata nella lista.
• PML permette di iscrivere automaticamente tutti i mittenti che vi abbiano inviato una mail con un determinato soggetto. In genere, infatti, la gestione delle iscrizione avviene attraverso una lettera predefinita, con un soggetto determinato dal gestore della lista. Un pannellino nella finestra della gestione degli indirizzi permette di specificare tale soggetto. Il pulsante INSERISCI dà il via all'automazione: PML cercherà, tra tutte le mails contenute nella casella posta in arrivo, quelle che abbiano per soggetto la fase impostata, e inserirà il mittente nella lista. La ricerca è CASE SENSITIVE. Tale procedura non è completamente automatica, nel senso che deve essere attivata dall'utente ogni volta.
• Manualmente, digitando indirizzo, nome e cognome.

Indipendentemente dal metodo, verrà anche memorizzata la data di iscrizione.

Rimuovere un indirizzo dalla lista

Un pulsante RIMUOVI elimina un indirizzo dalla lista. Se gli appositi check-box sono abilitati, ogni volta che un indirizzo viene eliminato viene inviata la mail di notifica. Un apposito contatore permette di verificare quante e-mail sono state inserite tra la posta in uscita del proprio client predefinito, oppure quante ne sono state inviate direttamente da PML (in base alla modalità di invio selezionata dal pannello di configurazione, ed identificabile attraverso l'icona in alto a destra nella finestra).

Ci sono 3 metodi per inserire un indirizzo alla lista:

• Attraverso un pannellino nella finestra di gestione della lista è possibile sfogliare le emails contenute nella casella della posta in arrivo. Vengono visualizzati: nome, indirizzo e-mail, data, soggetto della mail. In aggiunta esiste anche la possibilità di leggere il testo della mail cliccando sull'apposito pulsante. Il pulsante RIMUOVI non farà altro che eliminare il mittente della lettera visualizzata nella lista.
• PML permette di eliminare automaticamente tutti i mittenti che vi abbiano inviato una mail con un determinato soggetto. In genere, infatti, la gestione delle cancellazioni avviene attraverso una lettera predefinita, con un soggetto determinato dal gestore della lista. Un pannellino nella finestra della gestione degli indirizzi permette di specificare tale soggetto. Il pulsante RIMUOVI dà il via all'automazione: PML cercherà, tra tutte le mails contenute nella casella posta in arrivo, quelle che abbiano per soggetto la fase impostata, e inserirà il mittente nella lista. La ricerca è CASE SENSITIVE. Tale procedura non è completamente automatica, nel senso che deve essere attivata dall'utente ogni volta.
• Manualmente, cercando l'indirizzo nella lista.

La lista di indirizzi

Una apposita finestra permette di gestire gli iscritti alla lista.

E' possibile elencare gli iscritti in ordine di e-mail o di nome. E' possibile modificare ogni dato, esportare la lista o importarne una da un file testo o dalla versione 3.0 di PML.

Settings

PML può gestire le spedizioni delle email in molti modi.

Per le mails di notifica:

• Attraverso il client predefinito e-mail (ad esempio Outlook, Eudora, etc): nella casella della posta in uscita viene generata una mail (la mail di notifica) usando le impostazioni dell'account di default. Quindi PML gestisce soggetto, testo e destinatario, mentre il client email gestisce mittente e account per la spedizione. In questo modo l'inserimento di un nuovo nome può avvenire off-line: infatti la mail non viene inviata subito, ma semplicemente depositata tra la posta in uscita.
• Attraverso PML: è necessario essere connessi ad Internet (pena la mancata spedizione della mail di notifica). Viene aperto un collegamento con il server SMPT specificato nell'apposito campo (mail server). In questo caso la mail viene spedita subito. Quindi PML gestisce soggetto, testo, destinatario, mittente (nome ed indirizzo) e account per la spedizione (che deve essere fornito dallo stesso ISP con cui ci si collega alla reta). In questo modo l'inserimento o la cancellazione di un nome deve avvenire on-line. PML non fa altro che eseguire una "connessione" ed aprire una sessione MAPI secondo il nome utente e la corrispondente password da inserire nel pannello di configurazione: per un corretto funzionamento, spesso, tali dati non sono necessari. Nel caso si inserissero dati errati, o i dati di un profilo utente non riconosciuto, il sistema notificherà un errore. Nel caso i dati USER e PASSWORD siano corretti, PML individuerà le impostazioni per la posta elettronica specificate nel sistema operativo e richiamerà il sottosistema di posta elettronica sottostante, ovvero il server della posta.

Per la mail periodica:

• Attraverso il client predefinito e-mail (ad esempio Outlook, Eudora, etc): nella casella della posta in uscita vengono generate tante email quanti sono gli iscritti usando le impostazioni dell'account di default (quello configurato nel client installato nel proprio computer). Quindi PML gestisce soggetto, testo e destinatario, mentre il client email gestisce mittente e account per la spedizione. In questo modo la procedura può avvenire off-line: infatti le mails non vengono inviate subito, ma semplicemente depositate tra la posta in uscita. Questa modalità, tradizionale in PML, può essere utile in caso di liste con pochi iscritti.
• Attraverso PML: è necessario essere connessi ad Internet. Viene aperto un collegamento con il server SMPT specificato nell'apposito campo (mail server). In questo caso viene creata una sola mail per tutti gli iscritti (comportando brevissimi tempi di connessione) oppure una mail per ogni 25 iscritti. Quindi la spedizione avviene subito. PML gestisce, così, soggetto, testo, destinatario, mittente e account per la spedizione (che deve essere fornito dallo stesso ISP con cui ci si collega alla rete). In questo modo la procedura deve avvenire on-line. Opzione utile per liste con moltissimi iscritti.

I dati relativi ad una lista che vengono salvati in progetto sono:

• Mails di notifica.
• Ultima mail periodica.
• Archivio.
• Indirizzi.
• Soggetto per la procedura di inserimento automatico.

Non vengono salvati i testi delle mails periodiche, a meno di non farlo manualmente dall'apposita finestra.

FAQ

Registrazione di PML

La richiesta della chiave di registrazione presuppone che il software sia già stato valutato. Infatti la versione in prova può funzionare nel pieno delle sue caratteristiche per almeno 20 volte (il contatore spesso dà segnalazioni errate) senza la necessità di alcuna chiave;

La distribuzione completamente gratuita delle versioni più recenti del software è terminata a settembre 2000.

In cambio della chiave di registrazione si richiede l'invio di una somma libera di denaro.